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3 pasos para digitalizar sus contratos inmobiliarios

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La transformación digital es un proceso necesario para la mayoría de las empresas inmobiliarias. Dar este paso te permitirá proteger los valiosos contratos de tus clientes de robo, extravío y deterioro. Además, serás capaz de implementar un crm inmobiliario en tu organización. Se trata de un sistema que te ayudará a optimizar notablemente el funcionamiento de tu negocio. Teniendo presente lo importante que es la digitalización de los contratos, veamos cuáles son los 3 pasos para hacerla posible.

1. Prepara los contratos en papel

En primer lugar, deberás reunir todos los documentos que deseas digitalizar y deshacerte de las carpetas, las grapas, los clips y los pósits. Hacer esto te llevará algo de tiempo, pero es indispensable para que el proceso de escaneado sea un éxito. Este es también el momento ideal para desechar todos los contratos que hayan expirado y que ya no tengan ningún valor legal. De esta manera, comenzarás la transformación digital de la empresa con el pie derecho.

2. Digitaliza la documentación

Este paso consiste en convertir los contratos en archivos de texto que conserven su validez. Para ello, necesitarás un escáner de calidad, es decir, un dispositivo óptico que se encarga de transformar el documento físico en una imagen con un nivel de resolución aceptable. También requerirás un software de digitalización homologado. Consiste en un programa informático aprobado por las autoridades que analiza las imágenes escaneadas, identifica los caracteres, captura los datos que contiene y aplica una firma electrónica.

De esa manera, tu contrato digital tendrá el mismo estatus legal que uno en papel. Además, podrás editar el documento como lo harías con cualquier otro archivo de texto de tu ordenador y localizar rápidamente los contratos que contengan exactamente la información que buscas.

Si cuentas con el hardware y el software adecuado y una cantidad relativamente baja de contratos, tú mismo podrás digitalizar la documentación. De lo contrario, es preferible solicitar los servicios de una empresa especializada en digitalización certificada. Los negocios de esta clase cuentan con potentes escáneres, capaces de procesar decenas de páginas por minuto sin afectar la calidad de la imagen. Y, desde luego, utilizan software homologado.

3. Administra tu negocio con el software adecuado

Para digitalizar tu negocio, no basta con almacenar tus contratos digitales en una carpeta del ordenador. Necesitas un software de gestión documental y un CRM inmobiliario.

El primero es un sistema diseñado para guardar, gestionar y regular el intercambio de documentos en una empresa. No importa el tamaño de tu organización ni el volumen de información que manejes. El sistema de gestión te ayudará a clasificar todos tus documentos, haciéndolos fácilmente accesibles. Además, el software dispone de un potente buscador que te ayudará a encontrar un contrato a partir de una palabra o frase específica.

Por otro lado, el software de gestión documental te permitirá automatizar ciertas tareas repetitivas; darle seguimiento a las etapas del contrato; resguardar los documentos de accesos no autorizados; recuperar tu valiosa información en caso de desastre; distribuir la documentación entre los clientes, proveedores y personal de la empresa; compartir el archivo de manera que varios usuarios puedan trabajar al mismo tiempo, y controlar las diferentes versiones del documento.

En lo que respecta al CRM inmobiliario, Unlatch es uno de los mejores. Esta plataforma colaborativa ayudará tanto al promotor inmobiliario como al comercializador a trabajar de manera más eficiente y organizada, y a incrementar sus ventas.

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